Faites connaissance avec la nouvelle procédure et les avantages liés à cette nouveauté :
1. Vous recevrez par e-mail une alerte vous prévenant d’une nouvelle demande avec un lien via lequel vous serez automatiquement connecté, et le détail de la demande sera affiché dans votre espace d’administration. Vous pourrez alors y réagir immédiatement.
2. Une fois le détail de la demande affiché, celle-ci est automatiquement marquée comme lue.
3. Si une nouvelle demande reste sans réponse après 2 jours ouvrés, les médecins ayant toutes leurs coordonnées sur leur profil en seront avertis par e-mail. En revanche, les médecins n’affichant que leur adresse ne reçoivent aucun rappel et le patient qui a envoyé la demande recevra un message lui proposant de choisir parmi d’autres cabinets à proximité dont le profil est complet. Ces demandes sont marquées dans l’administration comme secondaires.
4. Si un médecin avec un profil affichant toutes les coordonnées ne réagit pas aux rappels et que la demande est toujours marquée comme non lue au bout de 3 jours, son patient potentiel aura la possibilité de contacter d’autres spécialistes parmi les plus proches ayant également renseigné toutes leurs informations de contact. Ces nouvelles demandes seront également marquées comme secondaires.
5. Le médecin/ la clinique peut refuser une demande non pertinente. C’est le cas lorsque le patient envoie plusieurs fois le même message (une duplicité), lorsqu’il s’agit d’un courriel indésirable, ou lorsque le message concerne une procédure qui n’est pas pratiquée ou actuellement indisponible et que le médecin ne peut pas satisfaire le besoin du client.
Une demande refusée (pour les raisons mentionnées ci-dessus) est comptabilisée dans le taux de réponse (le délai de réponse) en tant qu’une demande traitée. En cas de refus par non intérêt pour la demande, le patient pourra renvoyer sa demande à d'autres médecins parmi ceux ayant leurs coordonnées complètes et qui pratiquent la procédure souhaitée.
6. Après avoir répondu à la demande, votre réponse est archivée dans votre espace d’administration et le patient recevra une alerte par e-mail. Sa réponse vous sera acheminée de la même manière- vous recevrez de nouveau une alerte par e-mail et les détails seront affichés dans l’espace d’administration.
Vous pouvez retrouver l’ensemble de la correspondance concernant une demande au même endroit dans le cas où vous auriez besoin de revenir sur un détail ou de rechercher une information.
7. Pour les médecins qui préfèrent leur propre système de traitement des demandes et qui souhaitent communiquer avec les patients en dehors de notre site, nous laissons la possibilité de transmettre les demandes en texte intégral à un médecin ou à une clinique par email.
Les réponses aux demandes seront envoyées directement aux patients concernés. Notre but est de vous aider vous et vos patients, nous voulons donc nous assurer que les demandes envoyées via notre site seront bien transmises à leurs destinataires.
8. Si vous répondez à une demande par téléphone ou en dehors de notre site, vous trouverez à côté du bouton "Répondre" le bouton "Contact en dehors du site" qui vous proposera d'indiquer de quelle façon vous avez répondu à la demande du patient.
9. Si votre cabinet est fermé (par exemple pour les congés) il suffit de le mentionner dans le champ "Horaires d’ouverture".
10. Les demandes peuvent être gérées par vos assistant(e)s sans risque que les informations ne soient en double. Chaque personne ayant les droits aura l’accès à la correspondance sous son propre profil d’assistant. Cette option offre plus de confort dans la gestion des demandes des patients, ainsi qu’une meilleure visibilité sur l’activité des assistants.
11. Le bouton "Retour dans la liste de demandes", qui s’affiche dans le détail de la demande, vous permettra de consulter toutes les demandes archivées ainsi que celles en attente de réponse marquées NOUVEAU.
12. Pour chaque demande, vous pouvez voir son statut actuel - envoyé par le patient, lu par le médecin, répondu par le médecin. Nous avons également mis en place des filtres de recherche pour trier les demandes par procédure ou par statut. Vous pouvez ainsi trouver facilement les demandes non lues et celles en cours de traitement.
13. Une fois que vous avez terminé de communiquer avec un patient potentiel, vous pouvez tout simplement fermer votre demande afin qu'elle n'apparaisse pas dans les résultats de recherche par filtre parmi les demandes en cours. Si vous souhaitez à nouveau contacter le patient, il vous suffit de réouvrir la demande.
14. Vous pouvez continuer de gérer les demandes des patients dans notre application, il n’y a aucun changement. Si vous ne l’avez pas encore, vous pouvez la télécharger en version android ou iOS ici >>
15. N’oubliez pas que les patients apprécient que vous répondiez le plus tôt possible. Ne laissez pas les demandes sans réponse.
Nous nous sommes rendu compte que plus d’un tiers des demandes ne parvient jamais aux médecins auxquels elles avaient été adressées. En mettant en place ces changements dans l’espace d’administration, nous souhaitons éliminer ce problème.
Vous avez maintenant toutes les demandes des patients stockées au même endroit, aucune ne sera perdue parmi vos e-mails. Vous ne perdez pas de patients potentiels et ils recevront toutes vos réponses.
mise à jour: 13.03.2018